プレゼンテーション
プレゼンテーションで準備すべきこと10選｜時間内にメッセージを伝えよう
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プレゼンテーションで準備すべきこと10選｜時間内にメッセージを伝えよう
記載されている内容は2022年03月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2022年03月25日
更新日：2022年03月31日
プレゼンテーションの準備はなぜ必要？
プレゼンテーション（プレゼン）では、相手の気持ちを動かし行動を起こしてもらうために、事前の準備が重要です。
緊張してうまく話せなかったり、資料や原稿の内容が不十分だったりすると、相手にはこちらの思いが伝わらず、結果的にそのプレゼンテーションは失敗に終わってしまうでしょう。
プレゼンテーションを成功に導くためには、資料や話し方だけでなくプレゼン相手のリサーチや当日の進め方の確認、リハーサルなど入念な準備をしましょう。
プレゼンテーションで準備すべきこと10選
プレゼンテーションの失敗例として、緊張してうまく話せなかった、資料がまとまっていなかった、相手の興味を引く内容ではなかった、などがよく挙げられます。
プレゼンテーションを成功させるためにはどのような準備をすれば良いのか、主な10項目について見ていきましょう。
1：聞き手について調べておく
プレゼンテーションを行う相手の企業情報や、聞き手の人数、職種、役職などはできる限り収集することが重要です。リサーチした内容を元に相手が興味を持つ内容や構成にすることで、効果的なプレゼンテーションになるでしょう。
2：プレゼンテーションの目的を明確にする
プレゼン相手について把握したら、どのような目的でプレゼンテーションを行うのかを明確にしましょう。相手に自社のサービスを購入してほしいのか、それとも商品説明だけなのかなど、伝えたいことに的を絞って構成を考えることが重要です。
また、安さや納期の早さを求めているのか、それとも品質重視なのかなど、相手が重要視していることを頭に入れておくと、より効果的なプレゼンテーションになるでしょう。
3：導入の話題を決めておく
プレゼンテーションを成功させるために、冒頭でどのようなことを話すのかも大切です。最初のつかみで興味をそそられなかった場合、相手はその後のプレゼンテーションを聞こうという意欲が低下するとも言われています。
このプレゼンテーションでどんなメリットがあるのかを知らせたり、簡単な質問を投げかけたり、インパクトのあるフレーズで始めたりといった工夫をすることで、相手の気持ちを惹きつけられるでしょう。
4：全体の流れを覚えておく
事前にプレゼンテーション資料や原稿を読み込み、全体の流れを頭に入れておきましょう。
また、冒頭で全体の流れを紹介すると、相手もプレゼンテーションの全体像をつかみやすく、落ち着いて聞いてもらえる効果も期待できます。
5：メインとなるメッセージを決める
伝えたいことを詰め込み過ぎると要点がぼやけてしまい、わかりにくいプレゼンテーションになりがちです。一番伝えたいことは何なのかを明確にし、それが印象に残るように構成を練りましょう。
6：簡潔にまとめた資料を準備する
Power Pointなどのプレゼンテーションツールを使って資料を仕上げるのが一般的ですが、まずは手書きでスライドの大まかなイメージを書き出すのがおすすめです。
構想をまとめる段階では、頻繁に手直しが発生することもあります。いきなりパソコンで作成を始めると全体像が見えにくくなり、修正に時間がかかってしまうでしょう。
7：資料に伝えたい内容をメモしておく
プレゼンテーション資料には、そのスライドで伝えたいことやキーワードを記載しておきましょう。ただし、スライドに多くの内容を詰め込むと資料が見づらくなり、伝えたいことがぼやけてしまいます。
話をする際の台本にスライドごとに決めたキーワードをメモとして残しておくと、本番も落ち着いてプレゼンテーションを進められるでしょう。
8：次のテーマへ移るときの言葉を考えておく
緊張すると「あー」、「えー」などの言葉を発してしまいがちですが、これは準備不足で自信がないという印象を与え、相手の集中力を下げてしまうことにもなりかねません。かといって無言では、スライド間のつながりが不明瞭になり、わかりにくい印象を与えてしまうでしょう。
つなぎ言葉には、詳しい内容を伝える際の「次に」や「さらに」、テーマが変わる際の「ところで」、「一方」、「話は変わりますが」など、様々なものがあります。リハーサル時に、プレゼンテーションの流れを再確認し次のテーマへ移る際のつなぎ言葉を考えておきましょう。
9：リハーサルを繰り返す
会場の広さや相手の人数などをできるだけ本番に近い環境に合わせることで、実際の感覚をつかみやすくなります。同僚や先輩などにリハーサルを見てもらい、進行のスムーズさや話し方、立ち振る舞いの印象やクセをチェックしてもらうのも有効です。
また、プロジェクターやポインターなどの機材の使い方や、プレゼンテーション中に残り時間を確認する方法なども確認しておきましょう。
10：時間配分に注意する
スライドごとの時間配分をあらかじめ決めておき、リハーサル時に測定してみましょう。経過時間を表示してくれるプレゼンテーションツールを活用するのもおすすめです。
時間内にプレゼンテーションが終わらないと、相手に迷惑をかけるだけでなく、聞く意欲を失わせてしまうとも言われています。持ち時間より少し早めに終わらせることを意識して取り組みましょう。
相手に行動させることがプレゼンテーションのゴール
プレゼンテーションのゴールは、「こちらの思いを伝え、相手にアクションを起こしてもらうこと」です。自分ではうまくできたと思っていても、相手の共感を得られなければ、そのプレゼンテーションは失敗だとも言えます。
相手の悩みや要望への解決策を示し、相手が求める解決策を提案できるようなプレゼンテーションを心がけましょう。
プレゼンテーションの準備を万全にしよう
なぜプレゼンテーションに準備が必要なのか、どのような準備をすれば良いのかについて紹介しました。
相手が共感し、具体的な行動を起こすことが、プレゼンテーションの目的だといえます。相手が望むことを理解し、有効な解決策や提案を行うためには、構成や資料作成をよく検討し、入念なリハーサルを実施することが大切です。
準備を十分に行うことで内容も洗練されるだけでなく、気持ちにも余裕ができて良いプレゼンテーションができるようになるでしょう。
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