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より良い広報誌を作成するための工夫やアイデア11選｜誌面構成についても解説
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より良い広報誌を作成するための工夫やアイデア11選｜誌面構成についても解説
記載されている内容は2021年07月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2021年07月19日
更新日：2021年07月19日
そもそも広報誌とは？
生活の中にあふれている広報誌とは何を指すのか、はっきりと説明できない方も多いのではないでしょうか。広報誌は広報紙と区別され、A4判などの雑誌型のものを表します。タブロイド判など新聞紙型のものは広報紙と表すことになります。
広報は、団体や商品をPRするものです。具体的にどのような広報誌があるのか紹介します。
広報誌の種類5つとそれぞれの目的
広報誌の種類は、主にその対象によっていくつかに分けられます。どのような作成者が何を目的に作成しているかは種類によって異なり、作成時に盛り込まれる要素や雰囲気もそれぞれ違います。
ここでは、広報誌を大きく5つに分類し説明していきます。
1：企業の社内向け広報誌
企業が作成する社内向け広報誌は、その企業に属する社員や関係者を対象に作成されています。企業の経営方針や社風を周知したり、部署からの連絡を共有したりということが主な目的です。
社内報と呼ばれることもあり、これを通して社員が業務に必要な知識を得たり、読んだ社員のモチベーション管理に繋げたりすることもあるでしょう。
2：業界団体の広報誌
業界団体とは、特定の産業に関係する企業や特定の業務に関係する個人を会員にして成り立っている非営利団体のことを指します。
この業界団体が作成している広報誌は、会員向けに企業や商品の紹介をすることを主な目的にしています。また、その業界に密接なテーマに関する研究や最新情報を扱うことも多くあります。
3：官公庁や地方自治体の広報誌
官公庁や自治体による広報誌は、主に該当地域の住民を対象に作成されます。住民とのコミュニケーションを拡大し、地域情報を届ける目的があります。
内容には地元産業の情報や行事案内、地域の問題提起などが取り上げられます。近年は、読み手である住民により満足感を与えられるように、雑誌のような広報誌を作成する自治体も増加しています。
例えば、江戸川区が発行する広報誌は、コロナのワクチン接種に関する情報をはじめ、地域の生活に必要な情報が掲載されています。特許庁が発行している広報誌「とっきょ」では、先端技術を幅広く紹介しています。
4：施設や病院の広報誌
様々な介護施設、福祉施設、老人ホームや病院が作成している広報誌は、施設の利用者やその家族を対象に作成されています。施設の企業理念や取り組みについて理解を促進したり最新情報を伝えたり、コミュニケーションのかけはしになります。
職員に直接会って話を聞けなくても現状がわかり、トラブルの防止にも繋がります。また、施設や病院の利用を検討している人も、広報誌から事前情報を得られます。
NTT東日本札幌病院の広報誌では、病気の治療や予防に関する情報を詳しく掲載しています。
5：諸団体の広報誌
上記にあげた以外にも、NPO法人やサークルなどといった各種団体が広報誌を作成しています。対象となるのは団体の外部にいる一般市民であり、団体の活動やサービスを知ってもらうことが目的です。
NPOなどの団体を広く周知させることで、活動に参加する人材や資金の確保にも影響を与え、活動を応援する人が増えることで、団体の継続の可能性も高まります。
広報誌の主な誌面構成内容6つ
広報誌を作成しても、読者に届かなければ情報は広まりません。広報誌の作成者には、より多くの人が手に取り、読みたくなるものを作るスキルが求められます。
興味を持たれる広報誌には特徴があります。基本的な構成は、どんな内容の広報誌であっても共通しています。広報誌の基本構成を紹介するので、作成の参考にしてください。
1：表紙とタイトル
表紙とタイトルは、広報誌を手に取った人がまず目にする場所です。表紙にインパクトがあると読んでみようという気持ちを引き出します。笑顔の写真や楽しそうな雰囲気を演出することがおすすめです。
表紙にはタイトルロゴ、発行日、発行番号が含まれるため、覚えやすいキャッチコピーをつけることも有効です。
広報誌の名称は、団体や企業の名前をそのまま使用したり、広報誌の理念や目的を盛り込んだりして決めることが一般的です。タイトルはキャッチーでかつ明るい印象のネーミングにすると良いでしょう。
2：目次
目次では、読者が読みたい情報へ素早くたどり着けるように、その広報誌に含まれている内容を紹介します。内容が良い広報誌でも、気になる情報を探すのが大変だと最後まで読まずに終わってしまう可能性もあります。
広報誌内の見出しはすべて目次に書き出します。このとき、内容に興味を持てるような魅力的な見出しが並ぶように工夫が必要です。
3：記事本文
広報誌のメインとなる内容です。団体や企業の活動報告、製品紹介、ニュースなどを掲載します。記事の作成は、社内外のライターに依頼し、ライターはそれを受けて取材や書き方を考えていきます。
広報誌を定期的に作成する場合は、毎回取り上げる定常企画を用意するのもおすすめです。記事の方向性が固定されるため、作成にかかるコストの削減にもなります。その他にも、毎回違う特集ネタを作成することで、発行時期に合う注目の情報を重点的に扱うこともできます。
4：編集後記
編集後記やあとがきは、最後の方のページや裏表紙に掲載します。編集後記の内容は広報紙の編集者によるメッセージなどが主です。本文に書けなかった感想や裏話をまとめ記載すると、広報誌への興味を惹くことに繋がります。
また、本文に含めるほどもない小さな情報を掲載するのもおすすめです。編集後記の内容は広報紙のメインとなる本文内容とは関連が薄くなることが多くあります。そのような場合でも、色や枠線でメリハリをつけると読みやすくなります。
5：広告
広報誌の作成には印刷や取材等をはじめ費用がかかります。その費用を賄うために、広報誌に有料広告を募集し掲載することがあります。例えば企業の製品やサービス紹介、アルバイトなどの求人広告を誌面で紹介し、掲載料をもらいます。
広報誌に広告を掲載することで、広告主には企業の知名度向上といったメリットがあります。広報誌と広告内容のテーマや対象地域が一致していると、広告効果も高まるでしょう。
6：問い合わせ先
広報誌の最後には、問い合わせ先を記載する必要があります。広報誌内でイベントのお知らせをしている場合には、参加者からの連絡を受ける場合もあります。
問い合わせ先となる電話番号やメールアドレスが正しく記載されていないと、必要な連絡を受けられなかったり、トラブルの原因になったりします。読者がよく使う情報であるため、裏表紙など分かりやすい場所に掲載すると良いでしょう。
広報誌の作り方手順5つ
広報誌は自社の宣伝や情報伝達のツールとして十分に活用できます。初めて作成に挑戦するときには、どのような点に注意が必要なのでしょうか。
ここからは、広報誌を作る際に必要な手順を5つに分けて説明していきます。以下の流れを押さえて、より読者にリーチできる広報誌を作成していきましょう。
1：広報誌のイメージやテーマを検討する
まずは作りたい広報誌の方向性について、携わるメンバー内で検討します。広報誌の世界観やデザインイメージなどが事前にあると、作成の方向性がぶれずに進行できます。マニュアルを作成しても良いでしょう。
メンバーの中で認識のずれが生じていると、作成の途中でトラブルが生じたり、完成したものがイメージと違うものになったりしてしまいます。作成に取り掛かる前に十分に話し合い、広報誌の内容を明確にしておきましょう。
ターゲットと作成目的を明確にする
検討する内容の中でも、広報誌のターゲットと作成目的は重要です。特に情報を届けたい対象を明確にすることで、不特定多数に発信したときでもターゲットの手元に届きやすくなります。
そのターゲットに対し、何を伝え感じてほしいのか、といった作成の目的をしっかりと定めておくことも必要です。商品を知ってもらうことや行事への参加など、メンバー内で事前に作成目的を共有しておきましょう。
2：誌面内容の企画を立てる
広報誌の全体的なイメージが定まったら、次に内容の企画を立てます。検討するのは、それぞれの記事のテーマや内容、それに割けるページ数、記事の文字数や文字の大きさもおおよそ決めておきます。
編集に関わるメンバーそれぞれの担当箇所や執筆依頼、取材の有無についても、全体のバランスを取りながら決めていきます。また、予算を確認し、全体のページ数や外注について考えることも必要です。
記事の内容や特集テーマについて検討する
誌面内容の企画段階で、記事内容や今回特集するテーマについても検討します。記事内容については、必要な記事のタイトルイメージがあると、認識を共有しやすくなります。
特集テーマは目玉になる企画ですので、しっかりとした検討が重要です。企画会議のときには、ブレインストーミングを促進するフレームワークなどを活用すると、検討がスムーズにいくこともあります。
3：原稿の作成作業
広報誌のラフイメージがついたら、次は実際に役割分担し原稿を作成する作業に入ります。編集部以外の人に執筆を依頼するときは、広報誌のイメージや目的、締切、どんなことを書いてほしいのかなどをしっかりと説明します。
企画内容によっては取材が必要になることもあり、場合によっては、取材にいくメンバーの選出やスケジュールも調整します。また、広報誌をより魅力的に仕上げるには写真の掲載が大きく関わります。カメラマンに依頼したり、自分たちで撮影したりしましょう。
4：誌面のレイアウトやデザイン
集まった原稿をもとにページの割りつけをし、実際に広報誌を印刷するためのデザインデータを作ります。読んでもらえる広報誌にするためには、どのようなレイアウトにするかはとても重要です。
ターゲットにしっかり情報を届けるため、読みやすいデザインを目指します。広報誌全体のイメージとデザインに一貫性を持たせると、読者に伝わりやすくなります。また、全体が横書きの広報誌であれば、左開き構成にします。
広報誌の作成に役立つフリーのソフトやテンプレートもネット上に公開されています。形式はパワーポイントやワード、エクセル等様々です。また、編集部のメンバーで編集作業する他に外部のデザイン会社に依頼することも可能です。
5：印刷
デザインまで完成したら、最後に印刷します。印刷用の広報誌データを印刷会社に送り、印刷してもらいます。校正や色の最終調整などが必要であれば、この段階で行います。
印刷に使う紙質やホチキス止めの有無なども選択できる場合があります。様々な印刷会社でメニューを取り揃えられているので、イメージに合う印刷をしてくれるところを選びましょう。
ネット印刷サービス業者を活用し、比較的安い印刷もできます。ネットから見積も可能です。用紙に印刷し、製本された広報誌を受け取り配布を行います。
より良い広報誌を作成するための工夫やアイデア11選
ここまで、広報誌の作り方や注意すべき点を大まかに説明しました。では、より良い広報誌にするためには、どのようなことに気をつけるべきなのでしょうか。
ここからは、広報誌作成のときに工夫すべき注意点や魅力的なアイデアを紹介します。より良い広報誌作成のため、ぜひ参考にしてみてください。
1：KPIを設定して作成する
KPIとはKey Performance Indicatorの頭文字を取ったものであり、重要業績評価指標という意味を持ちます。目標達成に向け必要な各プロセスが適切かどうか、数値化して計測・監視するための定量的な指標のことです。
広報誌であれば、誌面に掲載した情報の認知率や満足度などがKPIの例になります。KPIが設定されなければ、広報誌作成によってどの程度目的を達成されたのかを評価できず、より良い広報誌作成に繋げられません。
KPIは社内や編集部で共有することに加え、読者アンケートなどを参考にして評価し、改善するために役立てましょう。
2：ターゲットに合った文章やデザインにする
企画のときに定めたターゲットに興味を持ってもらえる広報誌を作成するために、文章や写真、全体のデザインを工夫することが重要です。モノクロとカラーのどちらにするか等を検討しましょう。
社員にカッコ良い社風を伝えたいときにはスタイリッシュなデザイン、若者向けであれば流行りのかわいいイラストなど、伝えるイメージを支えられるようデザインを工夫します。おしゃれな絵や写真は無料素材としてインターネット上からダウンロードも可能です。
文章も、堅実なものにするのか顔文字等を使いながら楽しそうに表現するのかで、印象は大きく変わります。ターゲットが読みたい広報誌にするためにチェックしてみましょう。
3：読者が興味を引く企画を立てる
企画を考えるときにも、自分たちが伝えたい内容だけでなくターゲットとなる読者が知りたい情報を盛り込むと良いでしょう。有益な情報があれば、読者は広報紙を手に取りたくなります。
時事ネタを取り扱ったり、生活や会社内でのお役立ち情報を掲載したりしてみましょう。読んでためになる情報は、話題になり読者が増えることに繋がる可能性もあります。
例えば、小学校のPTA広報誌であれば担任の先生紹介、クラス紹介、クラブ活動紹介を入れたり、卒業式や入学式、運動会といった学校行事を紹介したりできます。悩んだときには、ターゲット集団が抱える普遍的なテーマや問題を探してみましょう。
4：アンケートなどを実施し企画に活かす
アンケートをうまく活用することで、広報誌の企画をより魅力的なものに発展させることもできます。読者アンケートを実施して今回の広報誌を振り返り、次回に向けてPDCAを回します。
例えば、定期的に発行している広報誌で読後アンケートを取ると、今回の企画がどのような評価を受けているのかわかり、次回の企画にいかせます。また、広報誌の中で取り上げてほしい情報について質問することも有効です。
テーマを決めてアンケートを取り、その集計結果を記事にするという企画を立ててみるのも良いでしょう。
5：編集作業の振り返りを実施し改善を行う
広報誌を作成した後は、制作物を振り返ります。広報誌を作成するには、企画立案から印刷まで複数のプロセスがあります。
その作成プロセスがスムーズに動いていたか、他部署との連携はうまくいっていたか、締切に遅れることはなかったかなどを評価します。
このとき、KPT（Keep・Problem・Try）という現状分析の枠組みを活用することで、振り返りをよりスマートに実施できます。
6：余裕を持った編集スケジュールを立てる
広報誌作成の中では、依頼した記事が締切日に集まらなかったり、調査取材の日程が急遽変更されデータが調達できなかったりと、トラブルが生じることも多々あります。取材の許可を取り直すことにも時間がかかる場合があります。
過密なスケジュールで作成しようとするとトラブルに対応できなくなり、作成に関わるメンバーへの負担が大きくなります。それを防ぐためにも、編集のスケジュールには余裕を持たせるようにしましょう。
7：予算に合わせて外注も活用する
広報誌のクオリティや効率を高めるために、外注が効果的になることもあります。一部の仕事を外部のデザイナーやイラストレーターに依頼することで作業効率が上がります。
外注によりメンバーが慣れないデザインに費やす労力がかからないため、仕事を企画や記事作成に集中させられます。
広報誌作成の予算にも限りがあります。もちろんメンバーの手作りで完成する広報誌でも魅力は十分にあり、無料ソフトを使って安く制作できます。事前に決めた予算の中で検討し、内部で完結するものと外注した方が良さそうなものを分けてみましょう。
8：印刷物以外での伝え方も検討する
広報誌を読者に届ける方法は印刷物以外にもたくさんあり、工夫することでより多くの読者を獲得できます。例えば紙の広報誌を読まない人向けには、広報のWeb化や人気のSNS、スマホアプリでの拡散が可能です。
自治体においても、広報誌が電子化する動きがあります。自治体が発行する広報誌などを紹介するアプリも存在しています。
また、ホームページ上で音声データを公開するなど、ユニバーサルデザインに富んだ伝え方をしたり、作成した広報誌をPDFデータとしてWebに掲載したりすれば、紙の広報誌が手に入らない人にも読んでもらえるためおすすめです。
9：読者ターゲットに合わせた配布方法を検討する
ターゲットに設定している読者が手に取りやすい方法で広報誌を配布しましょう。例えば、人が頻繁に使う公共の施設に設置したり、会社を訪れた人に手渡しで配るなどの方法があります。
会社の製品情報を掲載する広報誌であれば、その製品を販売している小売店や関連施設に設置してもらうことも有効です。設置や手渡しだけではなく、郵送という手段も使えます。郵送するときは送り状を添えておきましょう。
10：広報誌コンクールの入賞広報誌などを参考にする
様々なところで開催されている広報誌のコンクールやコンテストの受賞作品を見ることで、自社の広報誌作成の参考になることもあります。
ウェブサイト上には受賞作品が掲載されているのでチェックしてみてください。また、あわせて記載されている講評を確認し、受賞作品と自社広報誌の違いを見ながら改善に取り組めます。
11：広報誌コンクールに応募してみる
広報誌コンクールは見るだけではなく、自分たちの広報誌を応募してみることで、客観的な制作物の評価が可能です。様々なコンクールが開催されているのでチェックしてみましょう。
応募すると、広報誌のプロである審査員からのコメントをもらえます。コンクールは広報誌のジャンルごとに開催されているので、同じジャンルの他の広報誌と比べながら自社の広報誌をより見やすいものに改善できます。
広報誌コンクールの例3つ
広報誌を審査し優秀な広報誌を決めるコンクールがあちこちで開催されています。どのコンクールに参加するかは、作成している広報誌の特徴と応募のルールを確認しながら決めていくことになります。
今回は、広報誌コンクールの中から3つを取り上げて紹介します。その受賞作品を広報誌作成の参考にしてみてください。
1：社内報アワード
社内報アワードはwis worksによって年に1回開催され、紙やデジタルの社内報、記念誌などを審査しています。応募したすべてのものに対し、細かな講評結果が該当の制作会社へフィードバックされるため、今後の広報誌の企画や改善に役立ちます。
入賞結果は『週刊東洋経済』「東洋経済オンライン」に掲載されるので、社内報のPRにもなります。
2：全国広報コンクール
全国広報コンクールは、公益財団法人日本広報協会によって、毎年開催されています。対象は主に地方自治体の広報作品で、部門ごとに審査され入賞作品が決まります。
審査結果はホームページ上で公開されているため参考にすることも可能です。入賞作品には表彰状と盾や副賞が送られます。
3：日本地域情報コンテンツ大賞
日本地域情報コンテンツ大賞は、日本にある地域密着型メディアを対象にしたコンクールです。誌面の完成度や読者から得られる支持などをもとに審査され、各部門に対して大賞や最優秀賞などが決定されます。
読者投票部門の受賞は、ホームページ上からエントリーしたものに投票されることで決まります。
広報誌の目的や作成方法を理解しよう
広報誌は、目的とターゲットを明確に定めることで、読者に情報が届きやすくなります。広報誌を上手に使うことで企業の商品やサービスの認知度を高めていくことが可能です。
本記事で紹介したように、参考にできる広報誌の作成や評価方法、コンクール等が存在しています。フリーソフトや無料テンプレートの導入は比較的容易に行えるでしょう。参考にしながらより良い広報誌作成に挑戦してみてください。
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