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プレスリリースのメール作成14のポイント｜本文の書き方のコツとは
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プレスリリースのメール作成14のポイント｜本文の書き方のコツとは
記載されている内容は2021年07月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2021年07月19日
更新日：2021年07月19日
プレスリリースのメール配信とは？
プレスリリースとは、企業や団体、新商品などの情報をニュース素材としてメディアが利用しやすいように文書や資料としてまとめたものです。
社会へメッセージを届けるための基本的なツールとなります。
それらをメールでメディアに配信し、社会へ広げていってもらうことがプレスリリースのメール配信です。
プレスリリースのメール作成14のポイント
プレスリリースをメディア関係者へ送る方法は多くありますが、特にメールでの送付方法はよく採用されます。
しかしいざ作成しようとした際に「プレスリリースの内容をどこまで書けばいいのか分からない」、または送ったのに「返信がこない」という状況に陥ることもあり、せっかく紹介したい内容が良くてもそれでは意味をなさないことがあります。
そうならないためにも、メール作成のポイントを押さえてメディアに届きやすい文章を書けるようにしましょう。
1：分かりやすい用語を選ぶ
業界ではよく使われている単語も読み手には伝わらないことがあります。
分かりやすい言葉や内容に書き換えることをおすすめしますが、どうしても適切な言葉が思いつかないという場合には、その単語の説明や解説を入れておくといいでしょう。
また、出来上がった文書を第三者に読んでもらうことで分かりやすくなっているかなど、客観的に確認することができます。
2：適切な字体を選ぶ
何を強調したいかでフォントや文字の大きさは変わってきます。
メインタイトルとなるものには16pt以上の大きさでゴシック体などを使うとより強調されて目に入りやすくなり、サブタイトルは14pt以下の大きさでフォントはメインタイトルと合わせると良いでしょう。
メインタイトルには興味を持って貰えそうな内容を書き、サブタイトルには固有名詞など基礎情報を記載するとより効果が高まります。
3：プレスリリースの内容は簡潔にする
プレスリリースは、忙しいメディア関係者に読んでもらうため、分かりやすく読みやすくする工夫が必要となります。
そのため、長文を書くのではなく、箇条書きや小見出しを活用して情報をまとめると読みやすい文書になり、読み手に読んでもらいやすくなります。
また、誤読防止にもつながるため、間違った情報が流されにくくもなります。
4：どこの会社からメールが来たのかが分かるように設定する
メール末尾には『会社名』『署名』『電話番号』を間違いなくかつ分かりやすく記載しておく必要があります。
メディア担当者が紹介内容に興味を持ち、取材をしたいとなっても、連絡先がなければ意味がなく、また連絡先が分からないということはメディア側からすれば不安にも感じられます。
署名や連絡先を入れることはビジネルメールにおける最低限のマナーとも言えるため、記載を忘れないようにしましょう。
5：本文の内容がひと目で分かるような件名にする
プレスリリースをメールで送る場合、本文の内容が一目で分かるような件名にします。
件名を見て内容が分からないと記者にメールを開封すらしてもらえないこともあり、また件名が長すぎると読んでもらえないことがあります。
件名が『プレスリリースについて』など紹介内容が一切分からないものはよくありませんが、逆に長文を書くのもよくないため、特に何を強調して紹介したいかを考え件名にするといいでしょう。
6：詳細はPDF化して添付するかリンク先で伝える
本文の詳細はPDF化して添付しましょう。
PDFは受信さえできれば、ネットワーク環境が少々悪くても開封することができます。デバイスにも左右されにくく、より開封して貰える可能性が高くなるでしょう。
また、GmailなどのサービスではPDF文書を検索する機能も備わっているため、多忙な記者でも簡単に情報を見つけやすくなるといった利点もあります。
7：関連する他社のニュースと共に紹介する
メディア記者が記事として取り上げるには、社会的な関心事かどうかも採用される基準となります。
関連する他社のニュースと共に紹介する事で、記者がその紹介内容を社会の動向として取り上げてくれる場合があります。
8：プレーンのテキストで送る
プレーンテキストには文字の大きさや書体を変える機能は備わっていないため、文書の飾り付けができない状況で読みやすくする必要があります。
しかし、星やハートといった記号を使うと稚拙に見えてしまい、メディアからの信頼性がなくなっていき、せっかくの紹介内容も低く見えてしまうでしょう。余分な飾り付けはせずに、読みやすい文書を作るように心掛けましょう。
9：相手の立場で考えることを意識する
どんなに良い商品や企業でも、読みにくいメールやメッセージだと読むことすらしてくれません。
件名が不明で差出人も不明となると、メディア側は迷惑メールとして削除してしまうでしょう。また、メールが長文過ぎたり、容量の重すぎるファイルが届くと返って企業のイメージを悪くしてしまいます。
また、メディアのジャンルと全く違う内容のものを送りつけるのも迷惑となるため、相手のことをよく考えて送信しましょう。
10：情報内容はダブルチェックする
メディア側は送られてきたプレスリリースをもとに発信していくため、間違った情報を送ってしまうと広範囲に誤解を招き、取り返しがつかなくなることがあります。ダブルチェックは必ず行うようにしてください。
チェックすべき人物として、広報部・関係者・法務部と確認をすれば大きな間違いを防ぐことはできます。
特に法務部では、数値データやサービスのスペックを載せる場合、法的観点で間違いがないかなどを確認する必要があります。
11：メディア関係者を選定する
メディア関係者にメールを送る際、多くのメディアに送るのではなく、しっかりとメディアを選定して送るようにしましょう。
担当している内容と全く違う内容を送られてもメディア側は記事にすることもできず、ただ企業のイメージを悪くしてしまうでしょう。
メディアの担当記者を選別した上で、内容とあったものを送るようにしましょう。
12：BCCで一斉送信する
一斉送信となるとメールが多くの人の目に入ることになり、個人情報の流出に繋がるため、BCCで送信するようにしましょう。
もしCCを使って送信してしまうと、送信者以外のメールアドレスも全員に共有されてしまいます。個人情報の流出という大きな問題となるため、間違えないように注意しましょう。
受信した側でもBCCを使われていることが分かるため、「一斉送信のためBCCで失礼します」など一言メッセージを付け加えると印象も良くなるでしょう。
13：上限容量を超えている場合には添付ファイルのサイズを落とす
添付ファイルを送る際、容量の大きなものを送ってしまうとファイルを開くのに時間がかかってしまいます。
メール1通あたり2MBまでになるように心がけ、どうしても容量が超えてしまう場合にはファイルのサイズを落とすなど調整が必要となってきます。
14：メールアドレスや連絡先が分からない場合は電話で送付方法を尋ねる
メールアドレスや担当者の連絡先が分からない場合は、ホームページなどに載っている代表番号に電話を掛け、送付方法を確認します。
突然の電話でプレスリリース内容を伝えられても分かりにくく、迷惑になる場合が多いため、メディア側の望む送付方法を確認し、希望に合わせて送付するようにしましょう。
メール本文の書き方のコツ6つ
添付ファイルを見なくてもおおよその内容を分かるようにするのがメール本文です。
メールは開封してくれても添付ファイルが開封されないと、どんなに良い内容でも意味がないため、メールの本文は大切になってきます。
プレスリリース内容が添付ファイル頼みだと、開封してくれる可能性が低いため、少しでも可能性を上げるためにも、メール本文には気をつけましょう。
1：記者が必要とする情報を考えながら盛り込む
メール本文には、記者が必要とする情報を入れておくことが大切です。
いつ・誰が・何をするか・社会的にどのようなインパクトがあるか、といった社会にとってどれだけ影響力があるのかどうかを入れておく事でより興味を持ってもらいやすくなるでしょう。
2：装飾はシンプルなものにする
読みやすくするために装飾を施す人もいますが、返って読みにくい物になっている場合があります。
メールの環境によって、1行あたりの文字の数が違うため、装飾をしすぎると2行に表示されてしまったり、稚拙に見えてしまったりすることがあるため、最低限の装飾にしましょう。
あまりにも派手になってしまうと、記者からすればただの広告メールと思ってしまい、まともに目も通してくれなくなります。
3：取材可能な日程を入れる
取材可能な日程を入れることにより、より取材されやすくなり、スムーズに進めることができます。
日程の調整には労力がかかるため、メディア側に日程の提案をするのではなく、こちら側の取材可能な日にちを提示することにより、日程が合わなくて再調整のメールを送るといった作業を省くことができます。
あまりにも日程が合わないと、取材が取りやめになってしまうこともあります。
4：1行の横幅の文字数を考える
メールのテキスト1行あたりの文字数は35文字程度で、受け手のメール環境によって文字数は変わってきます。
1行の文字数を多くしてしまうと、2行に跨り、読みにくくなってしまう場合がありますが、逆に文字数が少なく1行減ってもさほど気にはなりません。
1行で32文字程度にとどめるようにして、改行していくとレイアウトを崩すことなく読みやすく表示することができるでしょう。
5：区切りの良いところで改行を入れる
文章が長いとメールは開いてくれても読んでくれない場合があるため、1文あたり50文字以内3行までを意識しましょう。
短い文章の方が読みやすく誤読も防ぐことができ、多忙なメディア担当者も目を通しやすくなり取材がされやすくなるでしょう。
もし、どうしても50文字を超えてしまいそうな場合は、箇条書きなどにして文節を短くするといいでしょう。
6：メール末尾には問い合わせ先や署名を記載する
メール末尾には『問い合わせ先』『署名』を記載しておくと、取材が決まったときにスムーズにいきます。
もし問い合わせ先を記載していなければ、メディア担当者が取材をしたくても連絡がつかないでしょう。
社用携帯があればそちらの番号も記載して、連絡が取りやすいようにしておくと、メディア側も安心して対応することができます。
署名を入れることは最低限のビジネスマナーでもあるため、忘れないようにしましょう。
プレスリリースのメール作成画面
件名と差出人だけでメディア担当者は読む読まないを判断します。
件名だけでどのような内容かが分かるようにし、リリース文は本文に入れるようにし、必要であれば添付ファイルなどを用いてメディアに少しでも興味を持ってもらえるようにしましょう。
プレーンテキストでの作業になるため、無理やり派手にしないように、読みやすく書くようにすると、記者も目を通してくれやすくなります。
プレスリリースをメール以外で配信する方法
メール以外に、郵便・FAXでもプレスリリースを送ることができ、メディアによってはその方が都合いい場合もあるため、様々な送付方法を知っておくといいでしょう。
また、送付方法によってプレスリリースの書き方や送り方が変わってくるため、知っておく必要があります。
どのような送り方になったとしても、メディア側に読んでもらえるようなプレスリリースを作成できるようにしておくと便利です。
郵送で送る
メールと違い、『送付状』というものが必要となります。同じ封筒にプレスリリースと送付状を入れますが、メディア担当者が封筒を開けた際に初めに送付状を手に取れるように入れてください。
また、郵送時に雨が降った際濡れないようにするために、クリアファイルに入れてから封筒に入れておくと、気配りができていると好印象を持ってくれます。
送付状と雨濡れ防止対策を忘れずに送付するようにしましょう。
FAXで送る
FAXの場合も郵便同様『送付状』が必要となるため、別紙で送付状を準備しておきます。
FAXの場合、リリースに記載している図や文字が潰れてしまう可能性があるため、前もって自社で、白黒表示でも図や文字が潰れないか、事前テストが必要となります。
送付状を忘れずに、図や文字が潰れないかを確認してから送るようにしましょう。
プレスリリースをメールで配信しよう
プレスリリースを受け取るメディアは毎日数十通〜数百通ものニュースが届いています。
その中で、自社のニュースを採用してもらうためにはメディアに対する配慮が必要となってきます。
相手がどうしたら興味を持ってくれるのか、有益性を見出せるのかをよく考えながら紹介してほしい内容をまとめて、然るべきメディアへ送り、生活者へ届けるということを忘れないようにしましょう。
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