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プレスリリースの送付先を決める際のポイントや検索方法｜FAX送付の場合は？
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プレスリリースの送付先を決める際のポイントや検索方法｜FAX送付の場合は？
記載されている内容は2021年07月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2021年07月19日
更新日：2021年07月19日
プレスリリースの送付先を決めるべき理由
プレスリリースとは新しい商品・サービスをリリースした際やイベントが開催される際などに、各種メディアへ情報提供や告知、発表を行うことです。一般的にプレスリリースを担うのは、企業の広報部門やマーケティング部門、IR部門などです。
プレスリリースをどのメディアに送信するか、どのように適したメディアを選択するかは、その内容とともに極めて重要な要素です。それは、プレスリリースの送り先によって、効果が異なるからです。
この記事では、プレスリリースの送付先を決める際のポイントや送付方法などについて紹介します。
プレスリリースの送付先を決める際のポイント3つ
プレスリリースの効果を高めるためには、相性の良いメディアへ発信する必要があります。そのためには、その内容と関係が深かったりターゲットが合致しているなどのメディアをピックアップしなければいけません。
プレスリリースを送付するために、重要なメディアリストを作成する際のポイントを見ていきましょう。
1：メディアリストの作成とメンテナンスを行う
プレスリリースの送付先リストである「メディアリスト」は、テレビや新聞、Webなどのメディアの中でも、自社が発信する内容に関連している、あるいはターゲットが合致するなど、親和性の高いメディアの情報をまとめたものです。
企業はメディアリストを作成し、プレスリリースの送付・発信に役立てます。また、このメディアリストは作成するだけでなく、随時更新していくことも重要です。
担当者の異動や変更はもちろん、担当者とコンタクトをとって得られた情報や記事の反響などを適宜つけくわえて蓄積していくことで、企業にとっては広報活動に役立つ大きな財産となります。
なお、このメディアリストは重要な個人情報を含むため、保管には細心の注意を払いましょう。
2：発表する内容と親和性のあるメディアを選定する
前述したとおり、プレスリリースの送付先を検討する際は、自社が発信する内容と親和性のあるメディアを選定します。つまり、数多あるメディアの中でも、そのメディアが「取り扱うジャンル」と「狙っているターゲット」が異なっているメディアは除外する必要があります。
例えば、グルメ系イベント開催の告知に関するプレスリリースの場合、グルメ系のテレビ番組やグルメ雑誌、グルメ系Webサイト、イベント開催地の地域メディアなどが対象となるでしょう。
3：送付方法や形式を確認する
プレスリリースは、送付先メディアによって送付方法や形式が変わるため、それらを事前に確認しておく必要があります。
例えば、プレスリリースの送付方法には、メールやFAX、電話、郵送などがありますが、Web系メディアにはプレスリリースを一斉配信するサービスが主流になっています。
一方、新聞や雑誌、テレビにはFAXや郵送が多く利用されます。また、メディアによってプレスリリースの記載の仕方や伝え方にも異なるルールがあるため、事前確認が必要です。
プレスリリースの送付方法4つ
前段で触れましたが、一般的にメディアによってプレスリリースを送付する方法が異なります。メールやFAX、電話などに加えて、直接持ち込むという方法がとられることもあります。
ただし、受け取るメディア側は、日々多くのプレスリリースを受け取っているため、正しくプレスリリースを送らなければ、読まれずに捨てられてしまうのが実態です。
プレスリリースの効果を最大化するために、正しい方法で送付し、担当者の目に留まることを目指しましょう。
1：直接プレスリリースを送付する
まず、直接プレスリリースを送付するのは、これまで直に知り合ったメディアの広報担当者や記者、ディレクターなどです。
大量に届くプレスリリースの中でも、かつて知り合った人から送付されたプレスリリースや個人宛に届いたプレスリリースは、手に取ってもらえる確率が高まります。
もちろん、プレスリリースの内容にもよりますが、メディア担当者と定期的に連絡を取り合っておくなど関係性を高めておくと、効果が期待できます。そのためにも、普段から積極的にイベントなどに参加して人脈を広げ、記者やディレクターなどとの関係を築いておくと良いでしょう。
2：プレスリリース配信サービスを利用する
近年、もっとも利用されている送付方法はプレスリリースの配信サービスで、これは1回の配信で多くのメディアにプレスリリースを送付できる効率の良い方法です。
この配信サービスは、プレスリリースをWeb上で投稿できるサービスのことで、無料、有料、1回の配信ごとに課金されるプランや定額で何度も配信できる定額プランなど、さまざまな形態があります。
この配信サービスは、提携しているメディアに自動掲載してもらえる機会が増えたり、SNSで拡散される可能性があるなどのメリットがあります。
3：記者クラブへの持ち込み
記者クラブとは、官公庁や警察、大企業などの公的機関や大手業界団体などの取材対象機関において、大手メディアを中心とした記者達が設けた組織です。
記者クラブへのプレスリリースの持ち込みは「投げ込み」と呼ばれ、上手に活用すれば各社が報道してくれる可能性がありますが、逆にルールを無視すると効果がないばかりか、出入りを禁止されることにもなりかねません。
この記者クラブにプレスリリースを持ち込む際は、事前に電話をしましょう。その際は、持ち込みの許可、プレスリリースの必要部数、持ち込む時間などを伝えることを忘れてはいけません。
また、プレスリリースの目的は情報提供です。一方的な宣伝のみのプレスリリースの持ち込みは避けましょう。
4：担当者の連絡先を知らない場合
前述したとおり、プレスリリースを取り上げてほしいメディアをリストアップし、メディアリストを作成しておくと効率よく送付できます。また、その情報は大きな財産となります。
ただし、意中のメディアがあっても担当者名や連絡先が不明な場合もあります。メディアリストを作成する際、メディアの担当者や連絡先の情報を得る方法について紹介していきます。
メディアの問い合わせ先やアバウトページを確認する
現在、情報を得る手段としてもっとも利用されているのが、Webサイトで確認する方法です。多くのメディアは自社のWebサイトでプレスリリースの送付先情報を掲載しています。
プレスリリースに関する「問い合わせ先」や「受付窓口」、「ABOUTページ」などに公開されている連絡先やアドレス宛にプレスリリースを送りましょう。
電話で問い合わせをする
メディアの種類によってはメールでなく郵送やFAXでの送付を求められることもあるため、プレスリリースの送付先や送付方法の記載がない場合は、電話で問い合わせることをおすすめします。
電話をする際は、プレスリリースの送付を希望していること、送り先を知りたいことを伝えます。直接電話をすることで、ルール違反を避けられるほか、求めている情報が何か、などプラスαの情報を得られる可能性もあります。
開放しているDM宛に送る
最近では、直接知り合いでなくても、開放しているSNSのダイレクトメッセージ（DM）から記者やディレクターに連絡をとることができます。頻繁にSNSを利用している人ならば、プレスリリースの送付にDMを利用するのも良いでしょう。
ただし、DMはメールと同じく多量に届くため、ほとんど目に留まらない可能性も高いでしょう。SNSを使ってアプローチする場合は、相手が一目で関心を持つようなタイトルを作りましょう。
執筆者や製作者の氏名をもとに名指しでコンタクトする
一般的に、大手メディアにプレスリリースを送付する際は個別の番組やコーナー、記事の担当者宛に送ります。製作者や執筆者宛に名指しで送付することによって、送られる多くのプレスリリースと差別化できるだけでなく、目に留められやすくなります。
ただし、一方的に製作者や執筆者の氏名を突き止めて、突然プレスリリースを送りつけることは失礼に感じられたり、負担になる可能性もあるため、信頼関係を構築した後に選択するほうが望ましいでしょう。
市販本で検索する
プレスリリースを送付する際、担当者の連絡先を知らない場合は、市販されている書籍を入手して情報を得るという方法もあります。
例えば、とある出版社が刊行しているマスコミの電話帳などは、メディアリストを作成する際には欠かせない書籍です。これらには、テレビ局や新聞社、雑誌社などのメディアの所在地や電話番号、メールアドレスなどが掲載され、毎年改定されています。
図書館で検索する
公共の図書館は、現在市販されていない過去の雑誌や新聞などを取り揃えているため、上手に活用すると良いでしょう。
1度に複数の紙媒体を確認することが可能であるため、それらから編集部の連絡先などを効率よく入手できます。また、地方新聞などをターゲットとする場合に適しています。
FAXでのプレスリリース送付に適している送付先メディア
プレスリリースの送付方法は、送付先メディアの業務内容や今までの習慣などによって異なります。一般的に新聞社、雑誌の出版社など紙媒体のメディアでは、プレスリリースの送付にFAXを使用しています。その他、テレビ局やラジオ局も同じくFAXによる送付を受け付けています。
逆に、Web系メディアではWebサイトの受付フォームやメールなど、ほとんどがインターネット経由で情報を受け付けています。
その他プレスリリース送付をFAXで考えているときに知っておきたいこと5つ
このデジタル時代に、FAXでプレスリリースを送付するのは古い方法だと考える人もいるでしょう。しかし、今もなおFAXでプレスリリースを送る習慣は残っており、効果を得られているケースが多々あります。
そこで、プレスリリースをFAXで送付する際に知っておくべきポイントを紹介します。
1：FAXで送付することによるメリット
プレスリリースをFAXで送ると、担当者や編集者、記者が手に取ってそれを見た瞬間に、印字された紙全体を見ることができます。メールでは記事全体を見るにはクリックおよびスクロールをする必要があり、開けてもらえないことさえもしばしばあります。
また、1枚の紙面にまとまっているFAXによるプレスリリースは、それ自体を持って取材に出かけやすく、現場で取材メモを書き込めるメリットがあります。さらに、記事作成時にはその内容を原稿の骨子として利用できるなどのメリットがあります。
2：FAXで送付することによるデメリット
プレスリリースをFAXで送ることは、デメリットもあります。まず、プリントされた文書は白黒（モノクロ）でかつ解像度が悪いため、ビジュアルによる訴求効果を狙う情報は不利になります。
また、感熱紙による印刷の場合は、管理状況によっては文字が読めなくなることもあります。さらに、FAXは送信元にとっては低コストですむ方法ですが、受信先にとっては紙やインクトナーを消費してしまう方法でもあります。
特に大量のプレスリリースを受け取るメディアは、紙やインクトナーの使用量が膨大になるため、送信元はそれを理解し、無駄のない送り方をする配慮が必要です。
3：FAXで送付する具体的な方法
FAXでプレスリリースを送るには、まず発信する内容をなるべくA4用紙1枚にまとめます（原稿の書き方は後述します）。
原稿が作成できたら、メディアリストの中から、FAXで送付するべきメディアをピックアップし、FAXを送信します。この際注意すべきは闇雲に送付しないことです。
メディアに関するリサーチを行い、どんな情報を求めているかを考えて、発信する内容とメディアの求めている情報が合致したら、メディアに送付しましょう。
また、送付状は送らないようにしましょう。メディアは常に、膨大なFAXを受け取っています。ビジネスマナーよりも、紙とインク、そして送付状を受信する時間を浪費させないようにしましょう。
4：FAX用のプレスリリース原稿の書き方と注意点
FAX用の原稿に記載する具体的な内容は、「送信日」「宛先」「発信者」「見出し」「本文」「問い合わせ先」などです。
宛先は、部署・組織名や個人名など、なるべく小さな単位にするほうが、担当者の負担が減り、目に留まりやすくなります。見出しはなるべく興味を持たれるよう話題性や希少性、社会性、新奇性などを意識しましょう。タイトルの付け方で効果が大きく変わります。
本文はなるべく端的かつ主旨を分かりやすく伝えます。そして、問い合わせ先には担当者の氏名や電話番号、メールアドレス、WebサイトのURLなどを記載します。
5：FAXプレリリースの記載事例
実際にプレスリリースが成功すれば、FAXを送っただけで、それを元に新聞社やテレビ局、Webサイトなどが取材に動きます。その成功事例の1つが、山形県旅館ホテル生活衛生同業組合青年部が送付したプレスリリースです。
この事例は、山形県旅館組合青年部の活動やイベントを紹介したプレスリリースをFAXしただけで、多数のメディアで報道されました。
また、特に大手企業各社はプレスリリースを自社Webサイトで公開し、その内容をPDF形式にしており、それはFAXでの送付にも活用されます。
出典：プレスリリースの作り方。FAX1枚でマスコミを呼んじゃう｜小野川温泉 鈴の宿 登府屋旅館
参考：https://tofuya.jp/blog/onogawa/1410/
プレスリリースの送付先を把握しておこう
経営戦略において広報活動は重要なテーマであり、仮にプレスリリースがメディアに取り上げられれば、低コストで大きな効果が期待できます。プレスリリースを送る際は、ターゲットが合致し、親和性のあるメディアを送付先に選び、メディアリストを作成しましょう。
各メディアの特性やルール、ターゲットなどを調査したり、プレスリリース送付後も担当者との関係性を保ちながら、さらに新しい人脈を広げる努力を惜しまないようにしましょう。
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