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プレスリリースのやり方5つ｜広報のコツや送り先の調べ方・反応がない原因と対策
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プレスリリースのやり方5つ｜広報のコツや送り先の調べ方・反応がない原因と対策
記載されている内容は2021年08月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2021年08月25日
更新日：2024年06月24日
プレスリリースのやり方のコツ4つ
プレスリリースは、自社あるいは団体の活動や新商品を広く伝えてもらうためのメディア向け発表方法です。新聞や雑誌等のメディアに取り上げてもらえれば、情報の広まりが期待でき、活動のターゲットに届きやすくなります。
プレスリリースのやり方にはいくつかコツがあります。ここでは4つに分けてコツを紹介していきます。より効果的に実施するため、プレスリリースを検討するときの参考にしてください。
1：最初に要点を伝える
プレスリリースを作成するときは、要点を分かりやすく伝えることを第一に考えます。箇条書きをうまく使う等して大事なポイントをまとめましょう。
例えばメールで送る場合、メール本文にだらだらと内容を記載するのではなく添付ファイル内にまとめて、本文は要点だけにしておくと良いでしょう。そうするとすっきりとまとまり、受け取った側も資料の整理や読み返すのがし易くなります。
2：どんな相手になぜ有益かを示す
該当のプレスリリース内容をメディアが報じることでどんな相手に、どんなメリットが生じるのか、明確に示しておくことが必要です。内容のインパクトにとどまらず、その有益性まで伝えましょう。
メディアは読者や視聴者に興味を持ってもらえる情報を扱いたいので、ターゲット層や情報を得ることによる有益性をはっきり示すことで、より記事として報じる意欲が高まります。
3：いかに注目させるかがポイント
プレスリリースはメディアに送ったら終了ではありません。そこから記事にしてもらい読者や視聴者にまで届ける必要があるので、注目を集める工夫を凝らすことが求められます。
キャッチーなタイトルをつけることから、目を引く写真を利用すること等、工夫できるポイントはたくさんあります。興味を持ってもらえるような文章の書き方も意識しましょう。
4：他社の関連ニュースの紹介も有効
プレスリリースの中でも注目してほしいポイントを強調するために、他社の関連ニュースを紹介することも有効です。競合他社と比較してどういう価値のあるニュースになるのか、明確に伝えられると魅力的なプレスリリースになります。
他社の情報を選定するためにも、今回プレスリリースで取り上げた内容の特徴等をはっきりさせておくことが一層必要です。
プレスリリースの方法別でのやり方5つ
プレスリリースの内容が決まれば、新聞社や雑誌社、テレビ局等に実際に情報を届けることになります。そのときに使えるやり方は1つではなく、また相手によってやり方が異なることもあります。
ここで、5つのやり方を取り上げて説明します。該当するやり方をチェックしてください。
1：郵送する
新聞社や雑誌社の多くは郵送でプレスリリースを受け入れています。また、メール対応しているメディア会社宛でも、郵送で送ることで取り上げてもらえる可能性があります。
郵送書類の一番上には、内容物の確認ができる送付状を入れておくようにしましょう。また、書類をクリアファイルに挟んでから封筒に入れると丁寧な印象になり、雨にぬれても内容物を守ることができます。
万が一郵送先が分からない場合は、電話で問い合わせた上で教えてもらった住所に郵送するのがおすすめです。
2：メールにする
多くのWebメディア会社は、プレスリリースを受け付けるメールアドレスを公開しています。ホームページやお問い合わせ欄等を確認し、掲載があればメールでプレスリリースを送ります。
メールの場合でも送付状があると丁寧な印象になります。内容はメール本文にベタ打ちせず、添付ファイルにしましょう。また、メールを受け取って一番初めに見る件名は重要となります。本文を読みたくなるような情報を件名に入れましょう。
3：FAXする
FAXによるプレスリリース送付も可能です。FAXの場合、郵送と比較して送信料が安く済みます。また、受け取り手に高い確率で目を通してもらえる可能性があります。
FAXの場合も、送付状を忘れないようにしましょう。メールや郵送のときと比較し、FAXは送付状がないと要件や担当者が分からなくなりやすいものです。
FAX送信の際は、資料内の文字や図がつぶれて見えにくくなることがあります。実際にメディア会社に送信する前に一度チェックしましょう。
4：電話で直接連絡する
メールや郵送による送付先が分からない場合には、公開されているお問い合わせ先の電話番号に直接連絡してみるのも1つの手段です。ただし、この電話で直接プレスリリースを紹介するのではなく、送付先を尋ねることに留めましょう。
また、メール等他の手段で先に送付した後に、確認の電話を入れることも効果的です。相手に丁寧な印象を与え、情報の付けたしや直接説明の機会を得られる可能性があります。
5：ホームページのお問合せ窓口を使う
メディアによっては、ホームページ上にお問い合わせ窓口を設けているところもあります。プレスリリース受付の専門窓口を用意していることもあるので、チェックしてみてください。
プレスリリースを専門に扱う窓口ではなくても、ホームページに掲載されているお問い合わせ窓口から連絡することで、該当メディアの編集部に繋がれます。まずは、このような窓口を利用することもおすすめです。
プレスリリースのやり方【送り先の調べ方】7個
プレスリリースを送付するやり方は、メールや電話、FAX等多岐にわたります。そのプレスリリース送付を扱うメディアの窓口は、どのように集めたら良いのでしょうか。
ここでは7つの調べ方を紹介しています。実際に探すときの参考にしてください。
1：報道各社のWebサイトで調べる
該当メディアのWebサイトにアクセスし、プレスリリースの送付先情報を探し出すのが手っ取り早いやり方です。ホームページ等のお問い合わせフォーム内からプレスリリースを送付できるように設定しているメディアは少なくありません。
また、地方テレビや新聞の取材拠点も、Webサイトから調べることか可能です。その他にもプレスリリースの送付を検討しているメディアがあれば、該当のサイトを訪問してみてください。
2：マスコミ電話帳で調べる
書店やインターネットショップで市販されている、メディア編集部の連絡先をまとめて掲載している冊子であるマスコミ電話帳を利用することで、連絡先がすぐに分かります。
該当のメディアはテレビ局や新聞社、雑誌社等です。また、掲載されている情報は所在地や電話・FAX番号、メールアドレス等です。メディアにアプローチをかけることが想定されているのなら、1冊持っておいて損はないでしょう。
3：広報マスコミハンドブックで調べる
広報マスコミハンドブックは、マスコミにアプローチする際に欠かせない情報源となっています。こちらも市販されており、毎年最新版が発行されています。
1冊の中に情報がまとまっているので、情報収集にあまり時間を割けないという人にもおすすめできます。この本を活用してほしい連絡先を素早く入手可能です。
4：iタウンページで調べる
iタウンページでは、「地域名」と「新聞社」、「地域名」と「放送局」等、キーワードで検索すると該当する連絡先や所在地をすぐに見つけられます。
まずはここで検索し、検索結果として出てきたところに電話や郵送でアプローチするというやり方が可能です。ただし、検索結果には、取材とは関係ないお問い合わせ窓口も含まれるので注意しましょう。
5：図書館で調べる
雑誌や新聞には、編集部の連絡先が必ず掲載されています。図書館を訪れバックナンバーを確認することで、過去の新聞や雑誌等から連絡先を調べられます。
公共の図書館では地域の新聞を保管していることが多いです。地域情報誌や地元の新聞にプレスリリースを送りたい場合は、該当地域の図書館での情報収集が有効でしょう。
6：マスコミ関係の知人に紹介を頼む
知り合いの中にマスコミ関係者がいれば、その人から紹介してもらってプレスリリースの窓口を教えてもらうというやり方があります。既に何らかの取材を受けた経験のある知り合いから話を聞くこともできるでしょう。
7：自前のメディアリストを作っておく
メディアリストとは、自分の会社が持っている情報を届けたいターゲットと一致するターゲット層を抱えるメディアをリスト化したものです。同じターゲットを持つメディアへ重点的にアプローチすることで、プレスリリースの効果により期待が高まります。
リストには該当メディアの名称や担当者の名前、連絡先、プレスリリースの送付方法等をまとめておきます。実際にその担当者と連絡が取れたときには、その内容も記入し今後に繋げられるようにしましょう。
プレスリリースに反応がない原因と対策5個
プレスリリースを送ったからと言って、すべてのメディアに取り上げてもらえるわけではありません。また、送った後に何もしないままでは、反応が返ってくる可能性も高まりません。
ここでは、プレスリリースを送ったにもかかわらず反応がないときに考えられる原因とその対策について説明します。困ったときには参考にしてください。
1：タイトルの付け方に問題がある
タイトルは最初に目に入るものです。各メディア社は、毎日数多くのプレスリリースに目を通しています。魅力が伝わりにくいタイトルだと、その段階でふるいにかけられ本文を読んでもらえない可能性があります。
プレスリリースのタイトルはメールの件名になることもあるので、表示数オーバーにならないように文字数を抑えるのがポイントです。少ない文字数の中で内容が伝わるようなタイトルを意識したり、新規性や社会性を盛り込んだりしましょう。
2：ニュース性がない
メディアは、注目を集める情報を記事として扱いたいと考えています。そのため、ニュース性がない、つまり目新しさのない情報についてはプレスリリースが来ても取り上げない可能性があります。
そのため、プレスリリースの内容は既に他社が発表していないものか、一度チェックしてみましょう。また、既に類似の記事が出ている場合でも、既出の内容との違いを強調することで、ニュース性を引き出すことに繋がります。
小さな違いや地域初等の情報を探してみてください。
3：記者が読んでいない
タイミングによっては、記者は何百件のプレスリリースの中から記事化するものを探し出す作業に追われることがあります。そのようなときに送付したプレスリリースは十分に読まれていない可能性もあります。
忙しい記者がパッとみて内容を理解し、魅力を感じ取れるようなプレスリリースの構成を意識することが重要です。件名やビジュアルを工夫したり、一度読んで理解できるような文章にしたり工夫しましょう。
4：記者が忙しすぎて手が回らない
メディアの記者は1人で複数の記事を担当していることが多いので、手が回らないとプレスリリースに対応してもらえない場合もあります。可能であれば記事にされるようなニュースが多い時期や記者が忙しそうなタイミングを避けてプレスリリースを送付しましょう。
例えば、選挙の1ヶ月前くらいからの時期は選挙関連の取材に追われています。また、各メディアの締切に近い時期や時間帯も仕事に追われているでしょう。このような時期を避けることがおすすめです。
5：プレスリリース配信サービスが機能していない
プレスリリースをメディア向けに配信するサービスを運営している企業も存在します。そのようなサービスを利用するとメディアへの広報力強化に繋がります。
サービスを使う機会があるときは、サービスが正常に機能しているかをチェックしましょう。サービスのサポート充実度合いや、提携しているメディアの豊富さ、ジャンルによっては、配信サービスを利用しても十分にメリットを感じられないことがあります。
他にもあるプレスリリースのやり方
プレスリリースのやり方は1通りと決まっているわけではありません。作り方のコツを押さえることで、比較的スムーズに作成できます。
ここからは、プレスリリースの仕方についてさらにいくつか紹介していきます。
プレスリリース配信サービスを使う
プレスリリースの配信サービスを使うことで、複数のメディアへ送るコストや手間を省くことが可能です。直接繋がっていないメディア会社があっても、配信サービスを活用することで簡単にプレスリリースを届けられます。
提供内容にプレスリリースの添削を含んでいる配信サービスもあります。Web上にプレスリリースが掲載されるので、より多くの人にプレスリリースを見てもらうことに繋がり、それが直接SNS等で拡散されることも期待できます。
PR TIMES TV
株式会社vectorの子会社である株式会社PR TIMESが運営するサービスです。このPR TIMES TVは、プレスリリースを配信するプラットフォームサービスです。
最新のニュースをPRする動画を制作すると、プラットフォーム上、公式SNSアカウント及び提携しているオンラインメディア上で公開してもらえます。動画を用いることでより分かりやすく情報を届けられるでしょう。
テンプレートを使う
インターネット上には、数多くのプレスリリース用テンプレートが公開されているので、うまく活用することでスムーズにプレスリリースを作成できます。伝えたい情報が新商品なのかイベントなのか等の内容によって異なるテンプレートがあります。
どれも共通してタイトルやリード文、本文、画像やデータ、お問い合わせ先が含まれます。公開されているものを使うだけではなく、自分でオリジナルのテンプレートを作成してみるのも良いでしょう。
メールの例文
メールでプレスリリースを送信するときはメールの本文も作成が必要となります。このメール文章もテンプレート化し例文を用意することで、作業効率を高められます。
例えば、本文は「この度、・・・の新商品を発表することになりましたので、ご連絡差し上げました。」と簡潔にまとめると良いでしょう。通常のビジネスメールをイメージしてください。
メールタイトルは要件がわかりやすいように短くまとめ、本文にはプレスリリースの内容を簡潔に記します。末尾にはお問い合わせ先を分かりやすく記載しておきましょう。送信前には、プレスリリースのデータを添付し忘れていないか確認するのがおすすめです。
郵送の例文
郵送の場合に必要となる送付状も、例文を先に用意しておくことで、プレスリリースが出来上がったときに必要項目だけ書き換えてすぐに送付できるようになります。送付状にもプレスリリースの概要を記しておくと良いでしょう。
送付先の会社の担当部署や担当者名が分かっている場合には、宛先として書いておくとより丁寧になり、受け取った人も分かりやすいでしょう。メールと異なるポイントとして、時候の挨拶を取り入れます。
送付の日付や宛先を書いた後は「拝啓・・・この度弊社では、・・・を発表することになりました。詳しくは2枚目以降の資料をご覧ください。敬具」のように書き、最後にこちらの連絡先を記載します。
プレスリリースのやり方は効果的にやろう
プレスリリースは外部の人に自社の活動や商品を知ってもらうために有効な手段です。少し工夫するだけで、多くの人に情報を届けることに繋がります。
プレスリリースの効果を一層高めるために、効率的に作成したり使えるサービスを活用したりしてみてください。
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