プレスリリース
プレスリリースの書き方のコツを紹介！主な構成要素とターゲットのメディア例
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プレスリリースの書き方のコツを紹介！主な構成要素とターゲットのメディア例
記載されている内容は2021年07月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2021年07月12日
更新日：2021年07月12日
プレスリリースとは
プレスリリースとは、企業が経営に関わるニュースや新商品、新サービスの情報をメディアに知らせることや、知らせるための資料や情報提供のことです。新聞・新聞社を意味するプレスと、発表・公開を意味するリリースを組み合わせている造語です。
プレスリリースの配信は、自社の活動や情報をメディアに取り上げてもらい、認知を広げることが目的です。広報活動の基本となるとても有効な手段です。
効果的なプレスリリースのための準備4つ
プレスリリースは、興味を惹くような内容でなければ、メディアに掲載してもらうことができません。ただ情報を伝えるだけでは、効果的なプレスリリースとはならないということです。
よって、効果的にプレスリリースを配信するためには、事前準備が欠かせません。効果的なプレスリリースを配信するための準備を4つ紹介します。
1：プレスリリースのねらいを決める
まずは、プレスリリースのねらいを決めましょう。どういう情報を誰に伝えたいのか、誰に伝えてどうして欲しいからプレスリリースを行うのか、を明確にします。このねらいの部分が明確になっていなければ、どのメディアにどうアプローチするかを決めることができません。
2：使いたいメディア媒体を選び分析する
プレスリリースのねらいが決まったら、そのねらいと発信したい情報にマッチしたメディア媒体を選定します。そのメディア媒体を見ている人の性別や年齢、職業、メディア媒体の編集方針、コーナー、規模などを分析し、掲載をしてくれそうなところを選びましょう。
3：プレスリリース配信サービスの利用も検討する
自社にメディアリストがない場合や、ターゲット層によっては、プレスリリース配信サービスの利用を検討しても良いでしょう。
プレスリリース配信サービスとは、プレスリリースの配信をサポートしてくれるWeb上のサービスで、通常はメディアに向けて配信するプレスリリースを、Web上で投稿できるものです。
プレスリリース配信サービスを利用すれば、自力でつながることが難しかったメディアとつながることができたり、メディア担当の検索に引っかかる可能性があったり、一般ユーザーがSNSで拡散してくれる可能性があったりなどのメリットがあります。
4：構成を考える
ここまでできれば、いよいよメディアに配信するプレスリリースの作成に入ります。ただ情報を羅列するだけでは効果的なプレスリリースとはなりません。メディア担当が読みやすい構成を考えましょう。
決まったフォーマットはありませんが、必ず入れたい内容など一般的な構成はあります。具体的な内容は、この後紹介していきます。
プレスリリースの主な構成要素5個
プレスリリースでは読みやすさを重視し、「タイトル」「リード」「本文」「画像・写真」「連絡先・問合わせ先」の5つの要素は必ず入れるようにしましょう。では、この5つの構成要素について、1つずつ詳しく見ていきます。
1：タイトル
タイトルは、メディア担当が始めに見て「ニュースとしての価値があるか」を判断する重要な要素です。タイトルで、メディア担当の興味を惹くことができなければ、本文を読んでもらえることはないでしょう。
もし、タイトルだけで伝えきれないのであれば、サブタイトルをつけることも可能です。サブタイトルには、タイトルの補足情報を入れ、タイトルに入れた情報を補強しましょう。
2：リード
リードは、メディア担当がタイトルの次に目を通す構成要素です。タイトルに興味を持ってもらえると、リードを読んでもらえます。ここには、「いつ」「誰が」「何をするか（したか）」を記載し、メディア担当はリードを読んでニュースとしての価値を見極めます。
リードは、プレスリリース全体の要約のため、端的な文章であることが重要です。すべてをリードに詰め込もうとせず、詰め込めなかった内容は本文で補足すれば問題ありません。
3：本文
本文は、発信したいニュースの詳細を、余すことなく記載する部分です。ここでも読みやすさを重視し、メディア担当の興味を惹く内容を心掛けましょう。
メディアが発信したいと思うニュースの3つの条件は、「新しい情報であること」「事実であること」「社会的な意義があること」です。伝えたいことを伝えきることのみに執着しすぎず、この3つの条件に注意をして、作成するようにしましょう。
4：画像・写真
画像・写真は、文章と異なり、一目でたくさんの情報を伝えることができるため、プレスリリースの大切な要素です。また、メディア担当が自社のプレスリリースに目をとめてくれるきっかけにもなります。
メディア担当が、「どんな記事、企画にできるか」を考えるうえで大きな役割を果たすため、必ず入れるようにしましょう。
5：連絡先・問合わせ先
連絡先・問合わせ先は、プレスリリースを見たメディア担当からの連絡にすぐ対応し、機会を逃さないようにするための必須要素です。すぐに連絡のとれる連絡先を記載しておくようにしましょう。
効果的なプレスリリースの書き方のコツ
プレスリリースはただ情報を伝えるだけでは意味がなく、メディアの興味を惹く内容でなければ、ニュースとして発信してもらえません。
そのための読みやすい構成について説明しましたが、その構成要素ごとに、ニュースとして取り上げてもらいやすいポイントを押さえながら書いていくことが非常に大切です。
ここからは、プレスリリースの効果的な書き方を構成要素ごとに説明していきます。参考にしてみてください。
1：全般的な書き方
構成要素ごとの効果的な書き方の説明に入る前に、まずは、プレスリリース全般における書き方を見ていきましょう。プレスリリースを書く際は、全般的にこれらを意識することが大切です。
重要なポイント・結論を先に書く
メディアには1日に大量のプレスリリースが届くため、プレスリリースの文章すべてに目を通してもらうのは難しいです。
そのため、プレスリリースを書く際は、重要なポイントや結論を先に書き、後半になるにつれて詳細情報となる、「逆三角形」を意識しましょう。こうすることで、一番伝えたい情報がメディア担当の目にとまりやすくなり、分かりやすく読みやすいプレスリリースとなります。
難しい言葉は避け簡明に書く
難しい言葉を使ってしまうと何も伝えることができません。凝った文章や遠回しな書き方、格式ばった表現ではなく、子どもが読んでも分かるくらい、簡明なプレスリリースを書くようにしましょう。
誇大表現はNG
いくらメディアに取り上げてもらいたいからとは言え、嘘になるような誇大表現は決して許されません。ニュースとして世の中に広く認知してもらうことが目標のため、いざニュースとして発信された際に、その情報が事実ではなかったら、企業の信頼を失いかねません。
そのため、「初」や「NO.1」などの誇大表現となりうる表現は安易に使わず、企業が発信する情報として信頼性が高く、正確な情報を求められているということを常に意識しておきましょう。
記事の素材という視点を忘れない
プレスリリースは企業からメディアへ向けて発信するものですが、メディア担当にとっては、記事をつくるための素材であるという視点を忘れてはいけません。
この視点を持っていると、思わず記事にしたくなるニュース性やトレンド性を盛り込むことや、ユーザーに分かりやすい表現を意識することが自然にできるでしょう。同時に、書く内容を整理しやすく、素材としてメディアに役立ててもらいやすくなります。
数字を使うとより効果的
具体的な数字を使うと、商品やサービスの特徴や優れている点をより効果的に伝えることができ、説得力が増します。「大人気」や「優れた」などの抽象的な形容詞を使うより、はるかに効果的なプレスリリースになるため、具体的な数字を入れることはとても大切なポイントです。
2：タイトルの書き方
前述の通りタイトルは、メディア担当が始めに見て「ニュースとしての価値があるか」を判断する重要な要素で、本文を読んでもらえるかどうかはタイトルで決まるといっても過言ではありません。
このように、プレスリリースの中でも非常に重要なタイトルの効果的な書き方を見ていきましょう。
30字以内・横1行に収める
前述の通り、メディアには1日のうちに大量のプレスリリースが届くため、すべてのプレスリリースに対して時間を割いて目を通すことはありえません。よって、タイトルはパッと目を通すことができる30字以内の横1行に収めましょう。
タイトルの情報補強をするサブタイトルをつける場合も、同じく30字以内・横1行に収まるようにしましょう。
ターゲットを意識する
情報を届けたい相手は誰なのか、ターゲットを意識してタイトルを決めることで、「自分のためのニュースだ」とターゲットにより深くアプローチしやすくなります。
これは、同じ層をターゲットとしているメディアにも同様に有益だと認識してもらいやすくなるため、効果的なプレスリリースのタイトルとなるでしょう。
キーワードで惹きつける
メディア担当を惹きつける、ニュースの価値を感じられるキーワードを入れましょう。一般的にニュースの価値を感じられるキーワードは、以下の要素があげられます。
・新規性
・社会性
・季節性
・希少性
・トレンド性
また、重要なキーワードは、見切れないようにタイトルの前半に入れるようにしましょう。
3：リードの書き方
リードはプレスリリース全体の要約のため、リードの書き方はシンプルに伝えたいことだけを簡潔にまとめるのが基本です。1～3行で約250～300字、多くても約400字以内に収めるようにしましょう。内容には、5W2Hをすべて盛り込みます。5W2Hとは以下の通りです。
・Who：誰が
・What：何を
・Where：どこで
・When：いつ
・Why：どうして
・How：どのように
・How much：どのくらい
これら5W2Hが盛り込まれていると、必要な情報が一目で把握でき、メディア担当が内容を素早く理解できるでしょう。
4：本文の書き方
本文は、発信したい内容を余すことなく記載できる部分で、プレスリリースの構成の中で最もボリュームがあります。
その分、企業はあれもこれも盛り込みたいと思いがちですが、あくまでメディア担当の視点で考え、分かりやすく簡潔な内容を心掛けましょう。では、本文の効果的な書き方を細かく見ていきます。
読みやすい流れを意識する
長々と書いてしまったり、オリジナリティにこだわりすぎた文脈になってしまったりすると、メディア担当に読んでもらえるプレスリリースになりません。メディア担当が読みやすい流れを意識して書きましょう。
慣れるまでは、基本的な書き方に沿って書くことをおすすめします。「見出し」→「商品・サービスの特徴・詳細」→「背景」→「今後の展望」の流れで構成すると、読みやすい流れでまとめることが可能です。
ニュース性を強調する
たくさんの企業がプレスリリースの配信を行う中で、自社のプレスリリースを取り上げてもらうためには、「なぜ今それを取り上げる必要があるのか」というニュース性が必要です。
社会のニーズや動向を盛り込み、それらに合った自社の情報を組み合わせてストーリーにすることで、効果的なプレスリリースとなります。つまり、「今社会ではこういったトレンドだから、これを取り上げる必要があるんだ」というストーリーを組み、ニュース性を強調しましょう。
箇条書きを活用し見やすくする
だらだらと長い文章は、メディア担当にとっては分かりにくく読みにくいものです。忙しいメディア担当がパッと見て理解できるよう、箇条書きの活用が効果的な場合もあります。
例えば、商品やサービスの特徴を書くときなどは、箇条書きを活用することで見やすいプレスリリースになるでしょう。
適宜図表を利用する
文章だけでは伝えるのが難しい内容であれば適宜、図表の利用もしていきましょう。
図表があると、メディア担当は内容を理解しやすくなり、かつメディア担当の目にもとまりやすくなります。文章だけにこだわらず、図表の利用も検討し、視覚的にも理解できるように工夫をしましょう。
専門用語には説明を付記する
プレスリリースは、メディアに発信するので、自社の業界内では当たり前に使われている言葉も通じない場合が多々あります。基本的には誰が読んでも分かる言葉に置き換えることが必要ですが、やむを得ず専門用語を使う場合は、注釈や括弧書きで説明を付記しましょう。
5：画像・写真の付け方
画像・写真は、メディア担当に、文章以上にインパクトと多くの情報を与えることが可能です。
たとえ小さく入れたとしても、与える影響は大きいため、画像・写真はプレスリリースの反響を左右するものとして、その付け方にも気を配りましょう。では、具体的にどのような付け方をすれば効果的なプレスリリースとなるのか見ていきます。
企業やサービスの世界観を発信する
画像・写真は、企業や商品のイメージ、どのような人向けなのか、想定している利用シーンなど、世界観を発信するようにしましょう。
ブランドロゴやスクリーンショット、文字情報の入った画像は、インパクトに欠けるため、おすすめできません。企業や商品、サービスの世界観を発信することで、メディア担当の印象に残りやすく、かつ関心を持ってもらいやすくなります。
解像度が高く鮮明なものを使う
プレスリリースをより魅力的に見せるため、使用する画像・写真は、解像度の高い鮮明なものにしましょう。
Web上では約71～96dpiの解像度のものがおすすめです。それ以上になってもかまいませんが、解像度が高すぎるとダウンロードに時間がかかってしまうため、ダウンロード時間を加味して選びましょう。
解像度が低く不鮮明な画像や写真を使うと、それが原因で記事にしてもらえないこともあります。魅力的に見せるためだけでなく、機会損失につながらないようにするためにも、画像・写真の鮮明さは大切です。
メディアが扱いやすいものを選ぶ
画像・写真は、メディア掲載の際にも使用されます。そのため、メディアが扱いやすいビジュアルやサイズ、画質であることが大切です。
メディアが扱いにくい画像・写真を添付してしまうと、記事にするのは難しいと判断されることもあります。もし、プレスリリースには扱いにくそうな画像・写真しかつけることができないのであれば、メディア掲載用の画像・写真を別途添付するようにしましょう。
6：連絡先・問合わせ先の書き方
連絡先・問合わせ先にも書き方があります。効果的なプレスリリースが書けていても
まず、プレスリリースを見たメディア担当から問合わせをもらったとき、すぐにつながる連絡先を書きましょう。すぐにつながらなければ、機会を喪失してしまうリスクがあります。そして、メディア担当に分かりやすいよう、以下の項目を簡潔に書いておきましょう。
・ 会社名
・ 部署名
・ 担当者名
・ 電話番号（携帯番号）
・ メールアドレス
プレスリリースのターゲットにするメディア例4つ
メディアと一口に言っても、その種類は豊富です。そして、メディアによってプレスリリースの書き方やアプローチの仕方を変えなければ、取り上げてもらえるプレスリリースにはなりません。
では、メディアの中でも、プレスリリースのターゲットとするメディアの例として、テレビ・ネット・雑誌・新聞の4種類に絞り、それぞれの特徴を見ていきましょう。
1：テレビ
メディアと言って真っ先に浮かぶのがテレビではないでしょうか。テレビは映像メディアのため、インパクトのある映像が撮れるかどうかが、取り上げてもらえるかどうかの分かれ目です。
そのため、プレスリリースでは、どんな映像が撮れるのかが一目で分かる、インパクトのある画像・写真を載せることを重視しましょう。
また、コーナーに合わせた企画提案という形でアプローチすることも効果的です。そうすると、メディア担当が企画構成を見極められるため、取り上げてもらえる確率があがるでしょう。
2：ネット
日々大量の記事が掲載されるため、比較的記事にされやすいとされているのがネットです。ネットの担当者に送るプレスリリースのポイントは、スピードとニュース性と言えるでしょう。
既にネット上に流れてしまったものはニュースにならず取り上げてもらえないため、真っ先にプレスリリースを配信することが求められます。
ネットの場合、メディア担当が少なく、大量の記事の掲載に追われているため、そのまま記事にできるプレスリリースや、そのまま記事に使える画像・写真などの配慮ができていると、取り上げてもらえる確率があがるでしょう。
3：情報誌・雑誌
発行頻度が極端に少なく、他のメディアと毛色が大きく異なるのが、情報誌・雑誌でしょう。ターゲット層と記事ジャンルが明確になっているため、その雑誌のテイストに合わせた有益なプレスリリースが求められます。
雑誌の企画は、何カ月も先のものを考えていくため、記事として取り上げてもらえる確率をあげるためには、その企画内容を共有してもらえるような関係性の構築が非常に大切と言えるでしょう。
4：新聞
メディアの中でも硬派で、また通信社によっても少しずつ特徴が異なるのが新聞です。経済面や企業活動など、社会性の高い情報が好まれるため、社会性を浮き彫りにした書き方を心掛けましょう。
また、扱うニュースの種類によって、担当部署が異なるのが新聞です。そのため、配信したいニュースが、どの部署に該当するかを見極めて、プレスリリースを送る必要があります。新聞社が好む書き方で、適切な部署に送ることができれば、取り上げてもらえる確率があがるでしょう。
効果的なプレスリリースをしよう
プレスリリースは、自社の活動を広く知ってもらうためには欠かせない、とても大切な広報活動です。しかし、この記事でお分かりいただけたように、ただ書いて配信するだけでは、ニュースとして取り上げてもらうことは難しいでしょう。
まずはしっかりとした準備から入り、構成を考え、構成要素ごとにポイントを押さえ、メディアごとにアプローチを変えるなどの様々な工夫と努力が必要です。
この記事を参考に、効果的なプレスリリースを配信していきましょう。
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