プレスリリース
プレスリリースのテンプレートとは？作成のポイントや配信方法も紹介
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プレスリリースのテンプレートとは？作成のポイントや配信方法も紹介
記載されている内容は2022年02月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
初回公開日：2022年02月25日
更新日：2022年03月01日
プレスリリースとはどんなもの？
プレスリリースとは、企業がマスコミなど報道関係者に対し、新規情報に関する公式の文書を発表することです。発表に用いられた文書自体を指すこともあります。
プレスリリースの「プレス」とは「新聞社」、「リリース」とは「発表」を意味します。新規で取り組むサービスの情報や、既存のものに対する改善・改定に関する情報など、必ず「新規の」情報が含まれている必要があります。
プレスリリースの目的は、「自社の活動についてメディアに取り上げてもらい、第三者目線の報道によって一般ユーザーからの認知度を上げること」です。
プレスリリースで出した情報がメディアという第三者機関によって報道されることで、多くの人の目に留まる他、当事者である企業から広告を出すよりも信頼性の高い宣伝効果を得られる可能性があります。
また、公式文書として自社の動向や理念を簡潔にまとめるため、同文書を用いて各所で内容の説明が行えるようになり、投資や業務提携など今後の事業を広げるきっかけにもなり得るものと言えるでしょう。
ニュースリリースとの相違点
プレスリリースとは、報道関係者に対する新規情報の発表です。対して、ニュースリリースは一般的なユーザーを含めた、広い世間を対象とした新規情報の発表を指します。
つまり、プレスリリースとニュースリリースでは新規情報を発表する対象が異なるのです。一方、まとめている内容や「新規情報を伝える」という目的は同じであるため、事実上ほぼ同じものと捉える傾向もあります。
ニュースレターとの相違点
ニュースレターは、自社の動向やサービスをまとめたお知らせ全般を指します。プレスリリースやニュースリリースと異なり、「新規情報」を含まずとも配信することが可能です。
企業のWebサイトに掲載される他、メールや手紙でのDM、雑誌や社内報の付録など、様々な形態があります。ニュースリリースと同じく、配信先は一般的なユーザーを含む世間全体です。
プレスリリースのテンプレートの内容
プレスリリースには、ある程度テンプレートとして決まった順番があります。
多くの場合、レターヘッド・タイトル・リード文・本文・連絡先の順番にテンプレートが組まれており、内容が分かりやすいように適宜画像を挟むのがほとんどです。
配信代行を利用する場合は、項目ごとに文字数やファイルサイズの上限が決まっていることがあります。決められた文字数に収まるように簡潔にまとめましょう。
各項目にどのようなことを書けば良いのか、詳細を解説します。
一番上に置くレターヘッド
レターヘッドは、プレスリリースのテンプレートにおいて文章の一番上に来る部分です。この文章がプレスリリースであること、企業ロゴと企業名、発表の日付、宛先として「報道関係各位」といったものを記入します。
日付以外は、テンプレートとして毎回同じレターヘッドを使用して構いません。むしろ、同じレターヘッドを繰り返し使うことで企業名やロゴを覚えてもらいやすくなるでしょう。
目を引くためのタイトル
テンプレートでは、レターヘッドの下にプレスリリースのタイトルを100文字前後で記載します。ここには、その発表で最も伝えたいことをまとめましょう。
更に補足したい内容がある場合は、サブタイトルとして付け加えます。このサブタイトルも、100文字以内に収めるのが良いとされています。
タイトルは、報道関係者が真っ先に目を通してそのプレスリリースを読むか決める部分になります。従って、一番力を入れるべき箇所であると言えるでしょう。
時事問題や環境問題など、社会的な関心につながるような話題性と、パッと目を通しただけでも目を引くような吸引力のあるタイトルを心がけることが大切です。
要旨を伝えるリード文
リード文には、プレスリリース全体の要旨を書きましょう。
リード文の冒頭には、結論のように言いたいことをひとまとめにした文章を置き、文字数は500文字程度が良いとされています。
要旨の中には、プレスリリース全体を通して重要なキーワードを詰め込みましょう。
本文
プレスリリースにおいて、内容の詳細を伝えるのが本文です。
8000字程度の文章を、段落を分けて小見出しをつける、箇条書きにするなどして完結で分かりやすいものにまとめましょう。
プレスリリースの本文は、必ず全文が読まれるとは限りません。世間の関心が強い情報から順番に掲載しましょう。
更に詳細な情報を載せたランディングページへのリンクアドレスも併記しておくと、報道関係者が取材しやすくなるでしょう。
商品やサービスの画像
明確にテンプレート上のどこと決まっているわけではなく、内容に応じて適宜挿入されるのが商品やサービスの関連画像です。文章よりも視覚的に分かりやすいアプローチとして、情報を補足する役割があります。
新商品のパッケージや中身の写真、あるいは利用例の写真などは、報道関係者が取材に取りかかる際のイメージにつながるものです。また、効果やデータを客観的に裏付けるため、図やグラフを用いるのも効果的でしょう。
画像を選ぶ際は、著作権に関する問題に抵触しないものを使いましょう。解像度が高いカラー画像で、白黒印刷にも耐えられるようなコントラストのはっきりしたものがより適しています。
問い合わせ先
最後に取材や問い合わせを受ける際の窓口として、連絡先を掲載します。
連絡先は、社名、広報など取材を担当する部署名と担当者名、企業の所在地、メールアドレス、電話番号やFAX番号などです。
広報担当者に直接連絡が行くようにしておくと、その後の取材などがスムーズになります。ただし、途中で担当者が変わっても良いようにメールアドレスはそのプレスリリース関連専用の共用アドレスにすると良いでしょう。
プレスリリースの作成ソフト
プレスリリースは、一般的にはWordで作成されますが、PowerPointでも作成可能です。
基本的には、A4の紙1枚で収まるように作成します。補足や参考資料などで1～2枚増える分には構いません。
ただし、全てに目を通してもらえるとは限らないため、補足などで枚数を増やす場合も、1枚目だけでも内容が伝わるように工夫しましょう。
Word
Wordにはデフォルトでプレスリリースのテンプレートが入っており、自分でデザインを考えずとも作成することが可能です。
また、インターネット上でもWordで使えるテンプレートをダウンロードすることができます。目的に合わせたテンプレートをダウンロードして、プレスリリースを作成してみましょう。
PowerPoint
PowerPointでも、テンプレートを利用したA4サイズのプレスリリースが作成できます。作成後は、PDFファイルに変換して保存しましょう。
Web上で配信されているようなテンプレートを用いることで、自力でデザインを考えるのが難しい場合でも、簡単に見やすくておしゃれなプレスリリースを作成できます。
プレスリリースを作成する際の16の注意点
プレスリリースで重要なのは、報道関係者が読んで記事にしたいと感じる文書にすることです。そのためには、分かりやすく簡潔な内容にする必要があります。
まずテーマと結論を決めましょう。それから、5W2Hを意識したり客観的かつ具体的な表現を心がけたりして、誰が見ても納得できるような文章に仕上げます。
ここからは、プレスリリースを作成する際に気をつけたい注意点を16個確認していきましょう。
1：大事なことは始めに書く
プレスリリースを書く上で重要なのは、伝えたい要点が直感的に伝わるかどうかです。そこで興味を持ってもらえなければ、その先に読み進めてはもらえません。
タイトルやリード文など、プレスリリース全体の要旨は、まず目に入る始めの部分に凝縮しましょう。
2：テーマを複数盛り込まない
プレスリリースを作成する場合は、あれもこれもと詰め込んでしまうと、話が脱線してしまい、何を伝えたかったのか分からなくなってしまうため、相手に伝えたいテーマを1つに絞る必要があります。
何を伝えるのか明確にして、なるべく余分な情報は削ぎ落とすようにしましょう。
3：誤字脱字がないか注意する
プレスリリースは、企業として発行する公式文書です。そこに誤字脱字、文法の誤りがないことは基本中の基本となります。
誤字や脱字は、企業としての信頼や発表した情報の信憑性を欠くことになりかねません。実際に配信する前に、何度もきちんとチェックをしておきましょう。
4：誰が読んでも分かる言葉で書く
プレスリリースの文章内では、専門用語を使い過ぎないようにしましょう。
業界内では常識として通用するような単語でも、その業界の外にいる報道関係者には伝わらない可能性があります。つまり、プレスリリースが記事として取り上げられても一般的なユーザーにも内容が正しく伝わらないと言えるでしょう。
業界用語や曖昧な意味の単語は、なるべく分かりやすいものに言い換え、どうしても使わなければならない場合は注釈を入れるようにしましょう。
5：間違った敬語を使ってないか注意する
プレスリリースの文末は、「ですます」で締めるのが基本です。しかし、中には敬語を意識するあまり、必要以上に敬語を重ねてしまうなど間違いを起こすケースもあります。
敬語は、誤字脱字・文法の誤りなどと同じく世間的な常識と信頼に関わる部分です。文章全体を通して、正しい敬語になっているかもしっかりチェックしましょう。
6：箇条書きなどを使って工夫する
つらつらと長い文章は視認性が悪く、大事なポイントが伝わりにくいとされています。また、報道関係者は忙しい人が多く、じっくり文章を読んでいる時間がない場合もあるでしょう。
「目で見た時に見やすいか」がポイントです。
短い時間で大切な点がすぐ把握できるよう、箇条書きなどを用いて文章をまとめましょう。
7：客観的根拠に基づく数字を使って書く
量や計測結果の変化などは、具体的な数字を出すと分かりやすく効果的です。客観的な数字であることを示すために、元データなどの根拠となる出典を明記します。
「すごい」「たくさん」など、曖昧な修飾語は使わないようにしましょう。
8：印刷した際に文字が潰れないか注意する
プレスリリースは、メールなどの電子上のやり取り以外でも配信します。印刷して直接持ち込む場合はカラーで、FAXで送る場合は白黒で相手の目に入る場合が多いです。
どちらの場合でも、紙面上に印刷した文字が潰れてしまうと文章が読みにくくなってしまいます。時にはそれが理由で内容が読まれないままになってしまうため、文字の大きさやレイアウトが印刷に耐えられるかもチェックしておきましょう。
9：画像を使ってPRする
画像はプレスリリースの第一印象に関わります。選んだ画像がプレスリリースの内容を端的に想起させるものかを良く考えましょう。
また、その画像単体だけに気をつけるのではなく、プレスリリース全体のデザインと対比して、読む人の目を引く構図になっているかも確認すると良いでしょう。
10：著作権・肖像権に問題がないか注意する
ネット上において、フリー画像として配信されている画像でも、サイトによっては利用可能範囲が決まっている場合があります。企業が使用しても良い画像か、規約などを確認してから使用しましょう。
また、人物が写っている場合は被写体の許可を得た写真であるかどうかも確認する必要があります。
11：誇張された表現になってないか注意する
場合によって虚偽とも取れるほど誇張された表現は、企業イメージを大きく損なう原因になります。プレスリリース内でそのような表現になっている場所はないか、入念にチェックすることが重要です。
また、第三者にデータや画像を転載された際、任意の形に切り取られて受ける印象が180°変わってしまう場合もあります。そのような場合に備えて注意書きを加えるなど、対策を取るようにしましょう。
12：誠実に情報を公開する
プレスリリースでは、発表の内容だけでなく文書全体から読み取れる企業の姿勢も見られています。
自社に不都合な情報を意図的に隠したり見えにくい場所に記入するなど、不誠実な公開の仕方をすると、そのイメージは後々まで残ってしまう可能性があります。
企業の信用を落とさないためにも、情報は誠実に公開しましょう。
13：キャッチーなワードや画像を載せる
プレスリリースに載せる画像のうち、特に1枚目は文書全体のアイキャッチ的な役割があります。紹介する商品やサービスがどのような使用感や結果をもたらすのかがイメージしやすい画像を選ぶことが大切です。
また、タイトルやリード文など目を通されやすい部分には、なるべくキャッチーなワードを使い、「この情報を記事にしたい」と思われるような文書にしましょう。
14：引用を多用していないか注意する
論文など、別の著者の文章を本文中に引用する際は出典を明記します。また、本文に対する引用文の割合は2～3割以下になるよう気をつけることが必要です。
更にトラブルを避けるならば、発行元や権利者に許可を得てから掲載するようにしましょう。
15：他社のロゴの使用に許可を得てるか注意する
企業のロゴは、商標登録されている場合が多いとされています。商標登録されているロゴを無断で利用すると、商標権の侵害になる場合もあります。
事前に該当の企業に確認を取り、許可を得てから掲載するようにしましょう。
16：他社を不平に批判していないか注意する
自社の商品やサービスを紹介する上で、他社のものと比べることが必要な場合もあります。そのような場合でも、一部のデータを伏せるなど不公平な比較で、他社に対して一方的な批判にならないよう注意が必要です。
トラブルを避けるためにも、比較は客観的なデータを開示して各所に配慮した上で行いましょう。
プレスリリース作成の6つの流れ
プレスリリースは、広報活動の1つです。企画、作成、配信、効果の計測という流れで行われ、配信したプレスリリースがどれだけの効果をもたらしたか把握するまでがセットになっています。
ここからは、プレスリリース作成の流れの詳細を確認していきましょう。
1：企画を組む
始めに、プレスリリースに関する企画を組みます。
プレスリリースに最初に目を通すのは報道関係者です。しかし、企業が情報を届けたい最終目標なわけではありません。
企業が最終的に情報を届けたいのは、自社商品やサービスのユーザーです。従って、自社の顧客層から本来情報を届けるべきユーザーの属性を考慮して企画を立てなければなりません。
そのためには、プレスリリースの切り口も重要です。自社が伝えたいこと、ユーザーが関心を持っていること、メディアにとって記事にする価値があることを意識する必要があります。
2：プレスリリースの配信方法を決める
プレスリリースを配信する先のメディアや、配信の方法を決めましょう。メール、FAX、持ち込み、郵便など、配信の方法には様々なものがあります。
業界に関する記事を多く手がけているメディアを選ぶなど、狙った顧客が普段利用する媒体を選んで配信しましょう。
3：プレスリリースの配信日・時間を決める
情報には鮮度が存在するため、プレスリリースの配信の日時も重要になります。
多くのメディアがプレスリリースの配信を休業しているような日や、遅い時間になってしまうと、記者にその場で見てもらうのが難しくなってしまいます。それにより、情報の鮮度が下がり、速報性が薄れるため記事にされにくくなってしまうでしょう。
プレスリリースの効果的な配信日時がいつ頃か、しっかり計画を立ててから配信に踏み切りましょう。
4：取材担当者を決める
プレスリリースを配信すると、記者から発表内容について取材を受けることがあります。
この時の受け答えがメディアが作成する記事に反映される場合が多いとされていますが、記事の監修ができるわけではありません。元となる発表と記事との間に内容の齟齬が生まれないよう、確実な内容をやり取りする必要があります。
そのため、取材を受ける担当者を事前に決めておき、記者から質問を受けそうな内容に関してはあらかじめ回答を用意しておくのが良いでしょう。
5：配信後取材を受ける
プレスリリースの配信後、取材の依頼が来るのは早い場合で当日中という可能性もあります。
取材では、プレスリリースの内容だけでは分からなかった内容や詳細について尋ねられることが予想されます。取材が来た場合、質問にしっかり答えられるように準備を万全にしておきましょう。
6：プレスリリースの効果を測定する
プレスリリースは、配信したらそこで終わりではありません。配信の結果、どのように情報が広まったかといったプレスリリースの効果を測定し、データを分析する必要があります。
発表した情報が、どれくらい数をどのような人に見られたか、その情報は好意的に受け取られたか、企画段階の目的とズレが生じていないかなどを、得られたデータから読み取りましょう。
効果測定ツールを活用する
企業規模が大きい場合、プレスリリースから作成されたメディアの記事を探してクリッピングするのも一苦労です。そこで、効率良くデータを集めて数値化するために、専用の効果測定ツールを活用するのが良いでしょう。
コストはかかるものの、手間や人的リソースを大幅に削減できます。
KPIの定め方を決める
KPIとは、「重要業績評価指標」とも呼ばれ、その達成度合いを測るための定量的な指標を指します。目標に対する進捗状況とも言えるものです。
このKPIは、企業の規模や業績、知名度といった条件によって定めるべき項目が異なります。自社の状況に合わせて、必要なものを選びましょう。
中小企業はメディアに取り上げられた数をKPIとする
事業規模が小さく、知名度があまり高いとは言えない中小企業の場合は、メディアに取り上げられること自体が難しい傾向があります。従って、記事として取り上げられた数そのものが十分にKPIとして活用できるでしょう。
新聞・テレビなどの大手メディアにこだわらず、Webメディアなどに掲載された数なども含めて計測を行いましょう。
広告換算値を算定する
広告換算値とは、プレスリリースの発表によって作成されたメディアのニュース記事が、どれほど広告に寄与したかを表す数値です。つまりは、記事のPV数などからそのプレスリリースにどれだけの価値があったかを知る指標になるものだと言えます。
広告換算値は、メディアの種類によって算出の方法が異なります。自社がプレスリリースを配信した相手を中心に、どのようなメディアでニュースが取り上げられているかは把握しておきましょう。
プレスリリースの配信方法の種類
プレスリリースの配信方法の種類は様々です。どの方法を選ぶかによにり、接触できるメディアの種類や性質が異なります。
どのようなメディアに、どのような形でプレスリリースを取り上げて欲しいのかをよく検討して配信方法を選びましょう。
配信代行サービスを使う
プレスリリースの配信代行サービスは、サービスに登録しているメディアに一斉にプレスリリースを配信してくれるものです。配信代行サービスには、無料で利用できるものと有償のものが存在します。
無料の配信代行サービスは、コストをかけずにプレスリリースを配信することが可能です。ただし、登録されているメディアの数やサービスの規模が公開されていないため、効果を予測しにくい面もあるため注意しましょう。
有償の配信代行サービスは、提供元により金額に差があり、それによって配信先の数や規模が異なります。多くの場合、その数が公開されているため、効果の予測が立てやすいのが利点とされています。
配信代行サービスを利用するメリットは、一斉送信という性質上現時点で自社とつながりのないメディアにもプレスリリースを配信できるという点になります。また、SNSにも配信されるため拡散力も高いと言えるでしょう。
一方、デメリットとして配信の影響が読みにくいという点が挙げられます。また、多くの企業が利用しているため、メディア側に自社のプレスリリースをピックアップしてもらえる確率は下がってしまう点も考慮が必要です。
メディアリストを作って配信する
プレスリリースの配信に先立って、自社の動向に関心を寄せてくれそうなメディアの連絡先をまとめたメディアリストを作成しておくと配信が楽になるでしょう。
メディアリストを作成するメリットは、作成したリストにある連絡先へ個別にプレスリリースを配信するため、取材につながる可能性が高いメディアをピックアップできるという部分です。
一方デメリットは、リストを作成するのに手間がかかるという点になります。また、リスト内の連絡先とは定期的にコミュニケーションを取り、関係を維持する必要があるというのも留意しておきましょう。
メディアに直接持っていく
プレスリリースをメディアに直接送付する場合は、送りたいという旨を事前に伝え、了承を得ておくのが無難と言えるでしょう。電話などで、いつどのようなものを送るか伝え、郵送やFAXなどで送りましょう。
ただし、メディアの編集作業の時間帯は忙しく、プレスリリースを読む時間はない可能性があります。そのような時間は避けるようにしましょう。
メディアに直接渡すメリットは、既に記者と面識や親交があるなど、ターゲットにするメディアさえ決まっていればプレスリリースを送りやすく、深掘りもしてもらえる可能性が高いという点にあります。
一方デメリットとして挙げられるのは、懇意にしているメディア以外のメディアではあまり大きく報道してもらえないという点と言えるでしょう。
記者クラブに提出する
市役所などの公的機関には、各社の記者によって結成された記者クラブという組織があります。市役所に電話で問い合わせをすると、その記者クラブと直接やり取りしてプレスリリースの申し込みができる場合があります。
記者クラブへプレスリリースを配信するメリットは、普段なら関わることのないメディアとも接点を持てることになります。
デメリットとしては、公的な情報発信が主な組織であるため、公共性の低いプレスリリースに対する食いつきが悪いという点が挙げられるでしょう。
テンプレートを元にプレスリリースを作成しよう
プレスリリースは、新規の情報をまとめて報道関係者に配信する広報の手段です。送った文書をもとに記事を書いてもらうことができれば、PRとしての効果も期待できるでしょう。
プレスリリースはWordやPowerPointといったワープロソフトで簡単に作成でき、Web上で配信されているテンプレートを利用することも可能です。テンプレートを元にプレスリリースを作成し、自社のPRへとつなげましょう。
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